Una parte vital del negocio de la producción de video es la elaboración de la cotización, esta es la propuesta que haremos llegar a nuestro cliente y de la cual dependerá que nos autoricen o no el trabajo. Una cotización muy alta hará que nos nieguen el proyecto, mientras que una cotización muy baja nos hará trabajar por muy poco dinero o inclusive perder dinero, por lo que hay que buscar esa mezcla exacta entre lo que el cliente quiere y lo que puede pagar. Algo muy importante es que si cobramos muy poco por nuestro trabajo, no solo nos hacemos daño nosotros al regalar nuestro tiempo, dinero y esfuerzo, sino que perjudicamos a la industria en general, el cliente tiene que saber que nuestro trabajo cuesta y que debe ser remunerado de manera adecuada.

¿Qué debemos considerar en la cotización?

En la cotización debemos ser lo más específicos posible e incluir todo lo que el proyecto incluye, dentro de estos se encuentran:

• Personal – Cuantas personas y por cuanto tiempo trabajarán en el proyecto en horas o días, esto incluye camarógrafo, director, productor, actores, locutores, editores, artistas de efectos visuales, etc.

• Equipo – Esto incluye cámara(s), lentes, sistemas de soporte, equipo de audio, iluminación, equipo de edición, etc.

• Transportación/ Alimentos – Esto incluye transporte, hospedaje, alimentos, catering, boletos de avión, exceso de equipaje, etc.

• Locaciones y Permisos – En caso de usar locaciones, renta de locación, permisos, renta de vehículos o equipo especializado, etc.

• Gastos Adicionales – Medidas de seguridad en caso de ser necesario, ambulancias, bomberos, etc. Adicionalmente, a esto tenemos que especificar:

• Tiempo de producción en horas o días

• Tiempo de postproducción en horas o días

• ¿Cuántos cambios están contemplados en el proyecto?

• Procesos de autorización, aprobación y revisión de materiales

• Tipo de entregables: archivos digitales, elementos, discos duros, crudos, etc.

• Tiempos de entrega y las condiciones para la entrega

• Formas de Pago, Anticipos, pago final, etc.

Otro punto muy importante es explicarle al cliente todo el proceso de trabajo que nosotros utilicemos y las fases y tiempos de ese proceso, por ejemplo: Envío del guión, Aprobación del Guión, Producción, Edición, Corte inicial, Corte Final, etc. así como los factores que pueden incidir en la modificación de esos tiempos.
Además de esto, tenemos que ser muy específicos en cuanto a los costos adicionales en caso de que se requieran más horas de producción, más cambios en edición, entregables distintos, o conceptos no incluidos en la cotización inicial, etc.

Una recomendación adicional es contemplar alguna cantidad específica para contingencias y gastos imprevistos que sabemos qué pueden suceder.

Y finalmente la forma de pago y condiciones de pago, por experiencia propia les recomendamos no trabajar nunca si no hay un depósito de por medio, dependiendo del tipo de cliente y el mercado con el que trabajen el porcentaje de este depósito, pero si no hay anticipo es preferible no iniciar el proyecto y lo mismo con la entrega de los materiales, no debemos entregar ningún material final hasta no recibir el pago total del proyecto, ya que una vez que entregamos este material el cliente puede empezar a utilizarlo sin habernos pagado.
El proceso de cotización depende mucho de cada quién; sin embargo, errores en la cotización de un proyecto nos pueden hacer no ganar dinero o incluso perder dinero.

¿Cuánto cobrar?

Realmente no hay una respuesta universal, depende de muchos factores, entre ellos nuestra experiencia, nuestro prestigio, las condiciones del mercado, nuestro equipo, etc. En un principio seguramente no podremos cobrar un precio alto, ya que nadie nos conoce, no tenemos suficiente experiencia o una base de clientes sólida que respalde nuestra capacidad y nuestro talento; sin embargo, es muy importante cobrar y no regalar nuestro trabajo.

Por el otro lado está el tema de los equipos, obviamente no cuesta lo mismo trabajar con una T2i con el lente stock y un trípode, que usar un kit completo de lentes, rigs, slider, etc. por lo que tenemos que ajustarnos a esa realidad, si el cliente quiere tomas con grúa, con mucho gusto, pero tiene un costo extra, quiere un steadicam, claro, pero cuesta X adicional.

Cobrar muy poco es lo peor que podemos hacer

El cliente tiene que saber que nuestro tiempo cuesta, nuestro equipo cuesta y nuestro talento cuesta, nos ha tocado en innumerables ocasiones que los clientes llaman pidiendo una cotización para un comercial, por ejemplo y en el momento que preguntamos sobre el presupuesto nos dicen que tiene $200 o $300 dólares, simplemente les decimos que no es posible hacerlo y no falta quien nos dice: “Es que mi sobrino tiene una cámara y me dice que él me lo hace por ese precio”, la respuesta es: “Dale la oportunidad a tu sobrino”. Es mucho mejor rechazar ese tipo de trabajos que en lugar de generarnos ingresos nos van a provocar pérdidas o posibles malos ratos al no cumplir con falsas expectativas que se hace el cliente al ver tus otros trabajos más elaborados.

La producción de vídeo en los últimos años ha bajado de precio de forma considerable y los presupuestos de marketing de las empresas han bajado también, pero eso no implica que tengamos que regalar nuestro trabajo. Ante escenarios como esos es más rentable no tomar el proyecto que tomarlo, ya que podemos salir poniendo dinero de nuestro bolsillo, además de que el cliente si regresa, nunca va a querer pagar más de esos $200 o $300 dólares.

La mentira más grande es: “Cóbrame barato y en la siguiente nos reponemos”, eso NO EXISTE, los clientes buscan aprovecharse de eso y pagar poco, en la siguiente el argumento va a ser: “Pero si la vez pasada me cobraste $300”, así que no caigan en el juego.
El cliente tiene que entender que nosotros además de invertir fuertes cantidades de dinero en cámaras, lentes, etc. además de computadoras, software, capacitación, cursos, etc. somos profesionales y que todo eso cuesta dinero.

No solo nos perjudicamos nosotros, sino que perjudicamos a toda la industria.

Y el hecho de cobrar poco, no solo nos afecta a nosotros y nos hará perder tiempo, dinero y esfuerzo, sino que también afectamos a toda la industria, el cliente obviamente es el mayor beneficiado, pero si los precios de mercado van bajando, en esta ocasión querrán pagar 10, pero mañana serán 9 y la próxima semana 8 y así sucesivamente, así que hagámonos un favor y cobremos lo que realmente vale nuestro trabajo.

Guía para Presupuestar Servicios Creativos y Producciones Audiovisuales

Presupuestar un proyecto creativo o de producción audiovisual es una tarea que requiere atención al detalle y claridad. A continuación, presentamos una plantilla y recomendaciones para elaborar un presupuesto profesional, clara y comprensible para el cliente.

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Plantilla de Presupuesto

1. Información General del Proyecto

– Cliente:
– Nombre del Proyecto:
– Fecha de Elaboración:
– Fecha Estimada de Entrega:

2. Desglose de Costos

3. Términos y Condiciones

– Anticipo requerido: XX%
– Cambios incluidos: X revisiones.
– Costos adicionales por cambios: $XX/hora o $XX/revisión.
– Entregables: (ejemplo: archivos en formato MP4, BluRay, etc.).
– Tiempo estimado para cada fase:
– Producción: X días
– Postproducción: X días
– Revisión: X días

4. Notas Adicionales

– Este presupuesto es una estimación basada en los requerimientos actuales del proyecto.
– Cada cambio en los requerimientos puede alterar los costos y tiempos de entrega.

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Recomendaciones Adicionales

– Desglose Detallado: Incluya todos los elementos necesarios para que el cliente tenga claro lo que está pagando.
– Contingencias: Considere un porcentaje adicional para gastos inesperados.
– Claridad en Términos: Asegúrese de que el cliente comprenda los términos y condiciones antes de firmar el contrato.

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Ejemplo de Cálculo

| Total del Proyecto | $4,375 |